Pautas para la planificación de clínicas de vacunación contra la influenza a gran escala

Para facilitar la entrega eficiente y segura de vacunas disponibles a través de clínicas comunitarias, se han desarrollado estas recomendaciones y pautas para asistir a grupos de vacunación públicos y privados en la planificación de clínicas de vacunación contra la influenza a gran escala. Lo ideal sería que se compartieran los planes de los grupos públicos y privados para así identificar las mejores prácticas, evitar la superposición innecesaria de servicios y maximizar la entrega eficaz y eficiente de vacunas contra la influenza.

Este documento ofrece una guía general para ayudar a garantizar el funcionamiento eficaz de las clínicas de vacunación a gran escala y se organiza en torno a 8 encabezados principales:

Logística clínica:

1. Puestos de liderazgo
2. Necesidades de recursos humanos
3. Ubicación de la clínica de vacunación
4. Disposición y especificaciones de la clínica
5. Manejo de la multitud fuera de la clínica
6. Manejo de la multitud dentro de la clínica
7. Seguridad de la clínica
8. Publicidad de la clínica

Administración, almacenamiento y manipulación de la vacuna:

1. Almacenamiento y manipulación de vacunas
2. Administración de la vacuna
3. Documentación de la vacuna

1. Puestos de liderazgo

• Nombrar líderes locales para las clínicas a cargo de las actividades generales de la campaña de vacunación, y líderes para los sistemas de comunicación de los sectores públicos y privados
• Nombrar un director de la clínica y un líder de equipo a cargo de los suministros, logística, personal médico y funciones de apoyo y sus respectivos refuerzos
• Designar un líder para que supervise el control de infección en la clínica, que incluye garantizar que el personal de atención médica a cargo de la preparación y administración de las vacunas haya sido capacitado adecuadamente sobre las prácticas seguras en la administración de inyecciones.

2. Necesidades de recursos humanos

• Buscar personal que ocupe los puestos de educadores-recepcionistas, inspectores de clientes prioritarios, personal de registro, inspectores médicos, cobradores de pagos/recolectores de formularios, supervisores de flujo de las clínicas, asistentes de vacunación, administradores de vacunas, personal de seguridad y emergencias médicas
• Satisfacer las necesidades idiomáticas de la comunidad usando personal multilingüe
• Preparar a los miembros del personal para conocer y cumplir con sus responsabilidades y poder responder correctamente las preguntas de los clientes
  • Garantizar que el personal esté capacitado y demuestre tener suficiente conocimiento sobre la adecuada administración, almacenamiento y manipulación de las vacunas.
    • Kit de herramientas para el almacenamiento y la manipulación de la vacuna [4.3 MB, 109 páginas]
    • Directrices y recomendaciones sobre la administración de vacunas
• Capacitar al personal para cumplir distintas tareas, si es posible, de manera que haya flexibilidad para satisfacer demandas en diferentes situaciones, a medida que las demandas se modifiquen
• Tener prevista la contratación de personal en caso de aumento de la demanda, particularmente al momento de abrir la clínica, cuando no existen citas previas o se espera gran cantidad de clientes sin cita
• En caso de aumento de la demanda, solicitar personal fuera del área de la ciudad/de agencias del condado y departamentos de salud, agencias locales de enfermería privada, asociaciones locales de enfermería, agencias locales de cumplimiento de la ley, comunidades médicas locales, personal de atención médica y estudiantes de farmacia, grupos voluntarios y personal que trabaja en tiendas minoristas/corporaciones para trabajar en las clínicas
• Garantizar el bienestar del personal programando horarios de descanso y refrigerio en un área designada

Arriba

3. Ubicación de la clínica de vacunación

• Buscar gimnasios de escuelas, iglesias, auditorios, teatros u otros espacios públicos grandes bajo techo de fácil acceso para los ancianos y personas con discapacidades
• Garantizar la proximidad a centros urbanos y tránsito masivo, estacionamiento amplio, puertas de entrada y salida separadas, iluminación y calefacción adecuadas, baños funcionales y de fácil acceso, y espacio apropiado para todas las funciones de la clínica, como la evaluación médica, registro, almacenamiento de vacunas, vacunación y recreos para el personal
• Seleccionar un espacio destinado a áreas de reuniones razonablemente grandes y bien delimitadas fuera y dentro de la clínica
• Seleccionar un centro que cuente con espacio disponible en las unidades que pueden ser utilizados para almacenar vacunas y que preferentemente las vacunas puedan enviarse directamente. Si las vacunas deben ser trasladadas hasta la clínica, es necesario asegurarse de que no se corte la cadena de frío durante el traslado.

4. Disposición y especificaciones de la clínica

• Establecer un flujo unidireccional de clientes desde un área externa de reuniones → área de examen de elegibilidad (múltiples puestos) → entrada de la clínica → sala(s) de espera → área de registro/preguntas y respuestas/llenado de formularios (múltiples puestos) → área de examen/tratamiento médico (según sea necesario) → área de pago de Medicare y otros (múltiples puestos) → área de vacunación (múltiples puestos) → salida alejada de la puerta de entrada
  • Las clínicas deberían tener además un área designada para la preparación de las vacunas. Las vacunas no deberían prepararse (ni realizar la carga de dosis) en las estaciones de vacunación individuales. A continuación podrá encontrar directrices adicionales: Preguntas sobre la preparación de medicamentos
• Usar abundante cantidad de soga, puestos y carteles en varios idiomas, según sea necesario, en la(s) sala(s) de espera en el exterior y dentro de la clínica para marcar el camino que los clientes deben seguir de un puesto a otro
• Proporcionar una cantidad adecuada de copias de las Declaraciones de información sobre la vacuna en el sector de Preguntas y respuestas. El personal debería estar capacitado para responder las típicas preguntas.
• Suministrar asientos para los clientes y las personas que reciben la vacuna en cada puesto de vacunación y poner a disposición uno o más puestos de vacunación rodeados de biombos donde los clientes con mucha ropa se puedan arremangar con discreción para ser vacunados Cada estación además debe contar con suministros adecuados para la administración.
• Aislar área(s) privada(s) donde se pueda evaluar y tratar a los clientes que experimentan reacciones adversas agudas luego de la vacunación o que padecen problemas de salud
• Disponer de cierta cantidad de computadoras/tabletas y acceso a Internet para determinar el historial de inmunización en el Sistema de información sobre inmunizaciones a nivel estatal o regional de los clientes presentes para vacunarse.
• Garantizar la presencia de un kit de emergencias médicas y designar un médico capacitado, técnico médico de emergencia (EMT), farmacéutico o enfermero certificado en resucitación cardiopulmonar básica que pueda brindar tratamiento en caso de reacciones alérgicas y atender problemas médicos de urgencia
  • Las clínicas deberían presentar información sobre las vacunas administradas al sistema de información sobre inmunizaciones (IIS) o registro de vacunación. Consultar sobre el programa de inmunización de su estado o jurisdicción para más información ya que pueden variar los requisitos y datos específicos.
    • Personal del registro del ISS estatal/territorial/municipal - Contactos principales y técnicos

Arriba

5. Manejo de la multitud fuera de la clínica

• Solicitar al personal que llegue entre 1 y 2 horas antes del horario de apertura de la clínica para que reciban y evalúen a los clientes para saber si cumplen con los requisitos de la vacunación, indicaciones y contraindicaciones y conocer los datos del seguro, en caso de que la vacuna la cubra el seguro, aunque se hayan concertado citas con anticipación
• Disponer de instalaciones para clientes con necesidades especiales (tales como personas con discapacidades, de edad avanzada o gran fragilidad) de manera que puedan ingresar a la clínica de inmediato
• Formar a los clientes que llegan en varias filas y utilizar numerosos carteles y anuncios para aclarar quiénes pertenecen a los grupos de alto riesgo
• Comunicar a los clientes el número de dosis de vacunas disponibles en la clínica
  • Enseñar a los clientes a evaluar su elegibilidad para recibir la vacunación consultando el formulario de autoevaluación de los CDC, o formulario similar, y asegurarse de que el personal que administra las vacunas repasa los formularios con los clientes antes de la vacunación. Un ejemplo de formularios de examen médico para la vacunación contra la influenza se encuentra en www.immunize.org.
• Facilitarles a todos los clientes una declaración de información sobre la vacuna actualizada.
• Ofrecer servicios de traducción cuando sea necesario
• Informar permanentemente a los clientes sobre el tiempo estimado que deben esperar para ser evaluados
• Designar al menos 2 inspectores por fila para reducir la cantidad de personas y los tiempos de espera al identificar y retener rápidamente a los clientes prioritarios e informar al resto a cerca de las prioridades de la clínica para la vacunación.
• Considerar el hecho de distribuir entradas numeradas secuencialmente, VIS u otro tipo de formularios en los idiomas apropiados que autoricen la entrada a la clínica de los pacientes prioritarios únicamente.
• Brindar a los clientes que no pueden ser atendidos por falta de vacunas una lista actualizada de clínicas alternativas que administran la vacuna

6. Manejo de la multitud dentro de la clínica

• Vacunar siguiendo el orden de los números de entrada
• Disponer de instalaciones para clientes con necesidades especiales (tales como personas con discapacidades, de edad avanzada o gran fragilidad) de manera que puedan ser vacunados rápidamente, considerar una fila de vacunación dedicada
• Actualizar la situación de la clínica e informar sobre los tiempos de espera para la vacunación, de manera que las personas puedan irse libremente y regresar para ser vacunados
• Ofrecer materiales de entretenimiento, TV y/o refrigerios si se sabe con anticipación que los tiempos de espera serán prolongados
• Ayudar a las personas a completar los formularios requeridos (por ej., formularios de consentimiento y/o tarjetas de vacunación) teniendo suficiente personal a cargo del registro
• Mantener un flujo constante de pacientes en la clínica de manera que quienes vacunan nunca se queden sin personas a quienes vacunar en sus puestos; redireccionar a las personas que producen demoras.
• Brindar instalaciones adecuadas (tales como salas de espera, baños, agua) para satisfacer las necesidades de quienes acuden a la vacunación

Arriba

7. Seguridad de la clínica

• Solicitar a todo el personal que utilice tarjetas de identificación codificadas con colores según sus funciones laborales
• Considerar la idea de convocar a presencia uniformada para actuar como seguridad y ayudar a manejar la multitud
• Contratar a personal de seguridad para supervisar el ánimo de la gente que espera e informar sobre situaciones críticas al director de la clínica
• Proteger a la vacuna y al personal de la clínica y sus pertenencias
• Reclutar voluntarios locales familiarizados con las personas que se vacunan en la clínica ya que pueden desempeñarse eficazmente a la hora de eliminar tensiones entre la gente

8. Publicidad de la clínica

• Utilizar canales multilingües y multimedia para difundir en forma masiva el objetivo de la clínica, fechas, horarios, lugares y las poblaciones que serán vacunadas
• Dar instrucciones sobre cómo concertar citas por teléfono, personalmente o mediante otro sistema si se decide programar citas con anticipación
• Saber cuántas dosis de vacunas hay disponibles para una determinada clínica y cómo redistribuir las vacunas a través de tareas centralizadas o individuales para así satisfacer las necesidades urgentes de otros proveedores

Reconocer que la programación de citas puede resultar abrumadora y por tanto imposible de mantener o satisfacer las necesidades de las personas que desean vacunarse en época de gran escasez de vacunas; remitir a los clientes a otros centros según sea necesario
Clínica de alto volumen de vacunación contra la influenza con 1) área de examen médico y controladores fuera de la clínica para determinar la entrada de los pacientes con alto riesgo y la salida de los pacientes que no presentan un alto riesgo. 2) Área de espera para información y comunicación ubicada en la entrada de la clínica. El personal recibe y guía a los clientes. 3) El área de inscripción y llenado de formularios consta de varias estaciones con sillas y mesas para completar los formularios. El personal médico y otros empleados responden preguntas. 4) La siguiente estación es para realizar pagos y obtener información sobre Medicare o seguros. 5) El personal guía al cliente a las filas de vacunación. 6) El personal guía a las personas a las mesas de vacunación. 7) Encargados de vacunación y asistentes en cada puesto 8) Un área designada para el almacenamiento y la preparación de las vacunas 9) El personal guía a quienes se vacunaron hasta la salida.

Arriba

Administración, almacenamiento y manipulación de la vacuna

1. Almacenamiento y manipulación de la vacuna

• Asegurarse de que el personal clínico esté capacitado y pueda demostrar competencia en el almacenamiento, manipulación y administración de la vacuna
• Garantizar que haya un plan preparado para mantener la vacuna a temperaturas adecuadas durante el almacenamiento y su manipulación durante el día de vacunación.
• De ser posible, la vacuna debería enviarse directamente a la clínica.
• Si las vacunas deben ser trasladadas hasta la clínica, es necesario asegurarse de que no se corte la cadena de frío durante el traslado.
• Seguir las directrices de almacenamiento y manipulación que figuran en https://www.cdc.gov/vaccines/recs/storage/toolkit/default.htm, que incluyen, pero no se limitan a: traslado de la vacuna, monitoreo de la temperatura y resolución de problemas.
• Para obtener más información sobre el programa Vacunas para los Niños (VFC) y requisitos específicos sobre almacenamiento y manipulación para clínicas masivas, contactar al programa VFC estatal/ municipal/territorial de su área.

2. Administración de vacunas (ver las Recomendaciones y directrices)

Educación del personal - La administración inadecuada de las vacunas puede ocasionar lesiones o impedir que las vacunas brinden una protección óptima. Todo el personal encargado de administrar las vacunas debería recibir una capacitación integral basada en la competencia sobre las políticas y procedimientos para la administración de vacunas antes de administrarlas. Validar los conocimientos y las habilidades sobre la administración de la vacuna con una lista de control de habilidades [97.9 KB, 2 páginas].

• Examen médico de paciente por contraindicaciones y precauciones
  • El examen médico debe realizarse antes de la administración de la vacuna
  • El personal debe conocer todas las posibles contraindicaciones y precauciones sobre las vacunas que se administran en la clínica.
• Preparación de la vacuna
  • Preparar las vacunas utilizando técnicas asépticas en un área esterilizada de medicamentos que no esté próxima a ningún área donde se encuentren elementos posiblemente contaminados ni un área destinada al cuidado de salud del paciente.
  • Desinfectar el septum de goma de la ampolla de vacuna con alcohol antes de perforar
  • Usar una nueva aguja y jeringa para extraer cada dosis.
  • Preparar las vacunas justo antes de administrarlas. Cada centro de vacunación debería preparar las vacunas que administran.
  • Los CDC no recomiendan que los proveedores recarguen con anticipación las jeringas. Considerar usar jeringas recargadas de fábrica para campañas de inmunización numerosas ya que están diseñadas tanto para su almacenamiento como para su administración.
  • En la clínica, cada persona encargada de la vacunación no debería extraer más de 1 viales de dosis múltiples o 10 dosis por vez. En caso de no administrarlas de inmediato, las jeringas deberán ser etiquetadas correctamente.
  • Si se planea administrar más de un tipo de vacuna, se deben establecer lugares de vacunación separados para cada tipo a fin de evitar errores con los medicamentos.
  • Se debe controlar el flujo de pacientes a fin de evitar la carga innecesaria de dosis.
  • Al final del día, deberán desecharse todas las jeringas recargadas.
  • Directrices adicionales sobre la preparación de la vacuna en Epidemiología y prevención de enfermedades evitables a través de la vacunación y Kit de herramientas para el almacenamiento y la manipulación de la vacuna [4.3 MB, 109 páginas], páginas 74-77.
• Administración de vacunas
  • Los suministros adecuados deberían incluir, pero no limitarse a, productos para la higiene de las manos (p. ej., botellas de desinfectante para manos a base de alcohol), paquetes de toallitas humedecidas con alcohol, agujas de diferentes largos adecuadas para la población de pacientes del centro, vendas, contenedores para residuos patológicos que se pueda cerrar, que resista las pinchaduras y no gotee por los costados o la base y estén codificados por color o etiquetas.
  • Debe realizarse la higiene de las manos antes de preparar las vacunas, entre pacientes y cada vez que sus manos están sucias.
  • Las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) no exigen el uso de guantes para la administración de las vacunas a menos que la persona encargada de administrarlas esté en contacto directo con líquidos corporales potencialmente infectados o tiene lesiones expuestas en las manos. En caso de usar guantes, deberá cambiarse e higienizarse las manos entre paciente y paciente.
  • Las personas que reciben las vacunas siempre deberán permanecer sentadas durante la vacunación.
  • Para cada paciente debe utilizarse una aguja de calibre adecuado.
  • Debe utilizarse una aguja y jeringa nuevas para cada paciente. Jamás deben utilizarse las mismas agujas y jeringas para administrar vacunas a más de un paciente.
  • Después de administrar la vacuna, las agujas y jeringas deben colocarse inmediatamente en un contenedor para objetos punzantes (no se debe volver a tapar la aguja).
  • Deberán seguirse directrices adicionales sobre la administración de la vacuna; ver Epidemiología y prevención de enfermedades evitables a través de la vacunación.
• Observación después de la vacunación
  • Se han registrado a menudo casos de síncope en adolescentes después de la vacunación.
    • Los médicos deberían observar al pacientes durante 15 minutos después de la vacunación. Esto deberá hacerse un área de espera independiente para poder seguir vacunando al resto.
• Técnicas para reconfortar a los niños durante y después de la vacunación
  • Los pacientes deberían estar preparados para la vacunación según la edad y etapa de desarrollo.
  • Una vez determinada las restricciones y posicionamiento del paciente, es necesario considerar la comodidad, seguridad, edad y nivel de actividad del paciente además del lugar de administración.
  • Si bien la administración de la vacuna cuasa cierto dolor que es innevitable, existen ciertas medidas que los padres y proveedores de atención médica pueden tomar para ayudar a niños y adultos que deben vacunarse. Usar estrategias basadas en pruebas para aliviar el dolor provocado por la inyección; ver Epidemiología y prevención de enfermedades evitables a través de la vacunación.

3. Documentar las vacunas administradas y el uso de Sistemas de Información sobre Inmunización

• Todas las vacunas administradas deberán ser completamente documentadas, con datos tales como:
  • Fecha de administración
  • Fabricante de la vacuna
  • Número de lote de la vacuna
  • Nombre y cargo de la persona que administra las vacunas y dirección del centro donde permanecen los registros
  • Fecha de la declaración de información sobre la vacuna (VIS, siglas en inglés) que figura en la VIS y la fecha de la VIS que se facilita al paciente, padre o tutor
  • Tipo de vacuna
  • Fecha de vencimiento
• Facilitarles la documentación de las vacunas administradas a los pacientes para sus registros personales. Además, los directivos de la clínica deberían garantizar que las vacunas que son administradas en la clínica sean asentadas en el registro médico del paciente, siempre y cuando sea posible. Los directivos de la clínica también deberían coordinar la presentación de la documentación de las vacunas administradas en el sistema de información sobre inmunizaciones o registro de vacunación de su jurisdicción. El IIS consta de bases de datos computarizados, confidenciales y basados en la población que registran todas las dosis administradas por proveedores participantes a personas que residen en determinadas áreas geopolíticas. Consultar sobre el programa de inmunización de su estado o jurisdicción para más información ya que pueden variar los requisitos y datos específicos. (Personal del registro del ISS estatal/territorial/municipal - Contactos principales y técnicos). Si los directivos de la clínica no ingresan al IIS, deberían tener un plan listo para enviar la información sobre la vacuna al proveedor de cuidado de salud primario.
• Recursos relacionados: Guía de recursos de administración, almacenamiento y manipulación de vacunas [103 KB, 1 página]

Arriba

Referencias

Estas consideraciones de planificación para una clínica de vacunación son una recopilación de conceptos y prácticas de diferentes fuentes: publicadas, no publicadas y de comunicación personal.
Fuentes publicadas:

• Prevención y control de la influenza: recomendaciones del Comité Asesor sobre Prácticas de Vacunación (ACIP, por sus siglas en inglés)
• Prevención y control de la influenza estacional con vacunas: recomendaciones del Comité Asesor sobre Prácticas de Inmunización - Estados Unidos, 2013-2014
• Plan contra la influenza pandémica del HHS [6 MB, 396 páginas]
• Actividades de vacunación: explicación y resultados de los ejercicios de vacunación masiva contra la viruela. Departamento de Salud Pública de San Francisco [3 MB, 27 páginas]

Fuentes no publicadas de documentos preliminares

• Administración de la Campaña de Vacunación y Control de Brotes; División de Meningitis y microbios patógenos Especiales, NCIS, CDC
• Profilaxis comunitaria masiva: guía de planificación para preparación de la salud pública, octubre de 2004. Agencia para la Investigación y Calidad de los Cuidados de Salud, Rockville, MD.
• Pautas generales para las clínicas de vacunación contra la influenza pandémica; División de Evaluación e Investigación sobre Servicios de Salud, NIP, CDC
• Influenza pandémica: listas de preparación para clínicas; División de Evaluación e Investigación sobre Servicios de Salud, NIP, CDC
• Planes de preparación contra la influenza pandémica de salud pública estatal y del condado; estados seleccionados
• Informes posteriores a la acción sobre ejercicios de profilaxis masiva y planes de inmunización de estados, condados y ciudades; estados seleccionados

Comunicación personal

• Reunión Cumbre Nacional de Vacunación contra la Influenza; integrantes del grupo de trabajo de los centros de vacunación, Departamento de Salud y Servicios Humanos, Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades